Chelnyurinform.ru

Челны Информ
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Экспертиза ценности дел проводится

Как проводится экспертиза ценности документов

Ценность документа зависит от его информационных характеристик, обуславливающих экономическое, организационное или иное его значение с позиции отражаемых фактов и возможности оперативного управления. Ценностные приоритеты служат базой при выборе документов для перемещения на хранение в течение разных временных периодов.

Проведение предприятием процедуры экспертизы ценности документов позволяет оценить необходимость сохранности для компании определенной информации либо доказать возможность ее уничтожения.

Задачи, решаемые в ходе экспертизы ценности сведений

Процедура оценки документации предприятия, заключающаяся в установлении временных рамок для ее хранения с учетом законодательных норм и принятых в организации условий, решает следующие задачи:

  • отбор сведений, значимость которых обуславливает их постоянную сохранность при последующем перемещении в хранилища государственной принадлежности;
  • подбор объектов для сохранения в течение установленного срока;
  • определение образцов, лишенных фактической ценности для компании, для следующего уничтожения;
  • определение новых или изменение действующих временных границ сохранности текстовых данных.

Экспертиза оценки документов проводится:

  • в архиве ведомственном;
  • в архиве государственном как самостоятельная работа (целевая экспертиза) или при переработке описей фондов;
  • в делопроизводстве учреждений.

Как составить договор хранения документов (с возможностью оказания услуг по экспертизе ценности документов и оформлению ее результатов)?

В последнем варианте оценивание информации осуществляется при:

  • работе над подготовкой номенклатур досье с определением ценности формируемого дела по входящим документам и востребованности в производственной деятельности;
  • регистрации данных, получаемых предприятием, сопровождаемой нанесением на бланк индекса, определяющего его дальнейшее отнесение к определенному досье и отрезок времени для хранения;
  • переносе данных в досье (работник, изучивший изложенную в документе тему, с большей точностью классифицирует документ, чем сотрудник, выполняющий функции регистрации входящей информации);
  • проверке корректности занесения документов в отдельные досье, выполняемой отдельно по всем имеющимся в досье листам для исключения вероятных ошибок;
  • подготовке досье к хранению (по окончании процедуры делопроизводства), проводимой сотрудниками разных подразделений и контролируемой экспертной комиссией (ЭК) компании.

Законодательная основа процедуры

В ходе ведения экспертизы ценности документов учитываются положения:

  • законодательных норм и правовых актов РФ в отношении документационного обеспечения управленческого процесса (ФЗ № 125 (22.10.2004) об архивном деле, положение об архивном фонде РФ (1994));
  • нормативных распоряжений и актов региональных структур управления в отношении архивов (основные правила по работе архивов организаций (2002), положение (примерное) об ЭК предприятия (1995));
  • типовых и отраслевых списков документации с указанием времени ее хранения, видов номенклатур дел.

Оценка уровня важности и значимости используемых в деятельности компании документов различается в зависимости от ряда обстоятельств. Некоторые образцы отличаются разовой востребованностью для решения единичной задачи, после чего лишаются собственной значимости. Информация иного рода не теряет актуальности на протяжении продолжительного периода, поэтому сохранение подобного типа документов должно обеспечиваться в течение всего срока.

Внимание! Из-за утраты важных сведений компании могут грозить штрафные санкции либо уголовное наказание (в отношении руководителей или ответственных лиц компании). Поэтому ответственный и грамотный подход к проведению процедуры оценки документов позволит избежать ситуаций с уничтожением данных, имеющих особое значение.

Порядок проведения оценки ценности документа

Вне зависимости от типа исполняемых компанией функций или формы собственности процедура оценивания осуществляется специальной экспертной комиссией, состоящей из:

  • представителя руководства компании;
  • работников структуры персонала организации и делопроизводства;
  • сотрудников архива;
  • отраслевых специалистов (не менее 3 членов);
  • главного бухгалтера предприятия;
  • представителя юридического подразделения.

Состав комиссии, положение о комиссии, определяющее ее права, функции и порядок работы, утверждаются приказом руководства предприятия. Созданная структура может действовать на постоянной основе или создаваться ежегодно, в том числе с изменением состава участников.

Оценочная комиссия в числе прочего занимается рассмотрением вопросов:

  • контроля оформления документов в делопроизводстве, досье, предназначаемых к передаче на внутреннее сохранение или в госархив;
  • обследования списка досье (долгосрочного, постоянного хранения);
  • подготовки и передачи на уничтожение данных, не предназначенных для дальнейшего применения;
  • повреждения экземпляров постоянной сохранности, не подлежащих исправлению;
  • первичного определения или корректировки ранее определенных сроков текстовой сохранности сведений и информации;
  • оказания методической помощи по формированию номенклатур досье, списков, описей, актов работниками предприятия;
  • согласования проектов номенклатуры досье структурных подразделений.

К сведению! Заседания комиссии фиксируются протоколом, который визируется председателем ЭК и секретарем собрания. Решения, отражаемые в протоколе, и составленные в ходе проверки списки обретают юридическую силу после утверждения руководством компании. В отношении секретных и общедоступных дел составляются индивидуальные акты.

Уничтожение текстовой информации согласно составленным актам производится предприятием самостоятельно (в присутствии членов ЭК) или посредством услуг специализированной структуры по утилизации документов.

Подбор документов в ходе процедуры определения их ценности

Документы управленческого предназначения разделяют на следующие группы:

  • Касающиеся деятельности юридического лица, а также его филиалов и иных структур (документация распорядительного и организационного характера преимущественно с постоянным периодом сохранности).
  • Исполняющие вспомогательную роль, востребованные в ходе оперативной деятельности или для справочных целей (данные бухгалтерского или оперативного типа в текстовом варианте со сроком обеспечения их наличия от нескольких дней, месяцев, ряда лет).
  • Информация по штатному составу предприятия, подлежащая обязательному наличию в течение длительного времени. Постоянно или несколько десятилетий не подлежат уничтожению приказы по работникам предприятия (о принятии на работу, увольнении, перемещении внутри компании), трудовые контракты, личные дела, карточки и лицевые счета.

При подборе объектов на размещение (в архив) или для уничтожения большое значение уделяется вопросам их подлинности. Передаваемые для размещения текстовые сведения должны быть грамотно оформлены и обладать действительной юридической значимостью. В особых случаях (к примеру, при утрате или низком качестве оригинала) передаются на архивное размещение копии текстов, имеющие необходимое удостоверение и заверение.

Процесс отбора начинается с определения документов, которые классифицируются как экземпляры для постоянного сохранения. По ним готовятся списки (описи), подлежащие утверждению руководством организации. Повышенное внимание уделяется данным штатного состава предприятия, так как в некоторых случаях (к примеру, при ликвидации компании) указанные сведения перемещаются в госархив.

После подготовки и утверждения списка объектов для долгосрочного или постоянного сохранения оформляются перечни документов, которые требуется уничтожить.

К сведению! По итогам работы ЭК уничтожению подлежат поврежденные образцы, по которым значительная часть текста не поддается прочтению, и не подлежащие восстановлению. При возможности частичного восстановления информации текст передается на хранение в отреставрированном варианте или с приложением копии.

Экспертиза ценности документов

Завершающий этап работы с документами в делопроизводст­ве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использова­ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов, оформле­ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

системности, целостности. Критериями оценки документов яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод­стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор­мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в посто­янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод­стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про­водит персонал структурных подразделений при участии сотруд­ников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактиче­ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку­ментов определяется их научная и практическая ценность и со­ответствующие сроки хранения.

Читать еще:  Конституция участие в выборах

В результате работы экспертной комиссии образуются четы­ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку­менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку­ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Памятка по организации и проведению экспертизы ценности и уничтожения документов

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится по мере необходимости, но не реже чем один раз в год. При проведении экспертизы ценности документов производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности проводится только на основании утвержденной номенклатуры дел за соответствующие годы. При отсутствии номенклатуры дел в организации отбор документов на хранение и уничтожении производится на основании типового (или ведомственного) перечня документов с указанием сроков хранения.

Отбор документов на хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела.

Одновременно с отбором документов для передачи в ведомственный архив проводится отбор дел для уничтожения и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как «до минования надобности», «при условии завершения ревизии» т.п.

Документы, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, не подлежат уничтожению.

По результатам проведенной экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

С целью гарантированного сохранения документов акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления всех видов указанных описей и их согласования и утверждения на ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временным сроком хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

В 2006 году подлежат уничтожению документы:

-со сроком хранения 1 год – 2004 г.;

-со сроком хранения 3 года – 2002 г.;

-со сроком хранения 5 лет – 2000 г.;

-со сроком хранения 10 лет – 1995 г.;

-со сроком хранения 15 лет – 1990 г.;

-со сроком хранения 25 лет – 1980 г.;

-со сроком хранения 50 лет – 1955 г.

2. Составление акта на уничтожение документов

Сводный акт о выделении к уничтожению документов составляет ответственный за архив организации.

В акте на уничтожение документов указывается, что документы уничтожаются на основании номенклатуры дел за соответствующие годы. Далее в табличной форме заполняются следующие графы:

-в графе № 1 – номер по порядку;

-в графе № 2 – заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

-в графе № 3 – крайние даты дел, например 1999-2000 или 2000 г.;

-в графе № 4 – год номенклатуры;

-в графе № 5 – индекс дела по номенклатуре дел;

-в графе № 6 – общее количество томов одного вида документов, например 1 или 5;

-в графе № 7 – срок хранения и номер статьи по типовому перечню, например ДМН ст. 1б или 5 лет ст. 44;

-в графе № 8 – указываются особенности формирования дела или включения данного дела в акт.

Затем оформляется итоговая запись об общем количестве дел, внесенных в акт. Далее указывается, что описи дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующие годы утверждены и согласованы ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.

Акт подписывает лицо, ответственное за архив.

Акт согласовывается с экспертной комиссией организации.

Уничтожение дел проводится централизованно ответственным за архив. Не допускается уничтожение документов в структурных подразделениях организации.

Транспортировка и уничтожение дел проходит под наблюдением ответственного за архив организации. Организация, уничтожившая документы, обязана сделать отметку в акте о дате и способе уничтожении документа. Акт о выделении к уничтожению документов должен храниться в деле фонда. Номер акту присваивается по порядку номеров данного вида актов.

Приложение 1

Название организации УТВЕРЖДАЮ

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании номенклатуры дел ______________________________________________

за ___________ годы и перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, выделены к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

02 сентября, 2016

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов нужна для при подготовке дел к передаче в архив, в архиве при передаче дел на постоянное хранение, при подготовке документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов определяет правильность составления номенклатуры дел организации, правильность сроков хранения документов, практическую ценность документов для организации. Уничтожить документы без проведения экспертизы ценности невозможно. Проведению экспертизы ценности рано или поздно подлежит весь документальный фонд организации.

Экспертиза ценности проводится каждый год службой делопроизводства, ответственным за работу архива организации и экспертной комиссией. В состав экспертной комиссии обязательно входит начальник службы делопроизводства и ответственный за работу архива организации. Председатель экспертной комиссии назначается из руководящего состава организации.

Этапы работы экспертной комиссии:

Утверждение состава экспертной комиссии приказом руководителя организации.

Разработка положения об экспертной комиссии.

Проведение заседаний экспертной комиссии, на котором рассматриваются описи дел постоянного, временного (более 10 лет), акты о выделении дел к уничтожению, не подлежащих хранению.

Описи дел составляются при проведении отбора документов на хранение в архив, на уничтожение, на хранение в государственный или муниципальный архив. Ответственный за работу архива организации изучает номенклатуру дел организации, определяет дела с истекшими сроками хранения, подлежащие передаче в архив организации из структурных подразделений, а также на государственное хранение. Затем работник архива изымает эти дела из структурных подразделений, проводит их полистную проверку , переформировывает их, если в ходе работе обнаружил ошибки и составляет описи отобранных дел. Затем описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

Оформление протокола заседания экспертной комиссии.

После согласования всех описей и актов экспертной комиссией описей постоянного хранения с архивным учреждением, описи утверждаются руководителем организации.

После проведения в порядок документов по личному составу отобранные дела сдаются в архив, проводится уничтожение документов. Это нужно для того, чтобы случайно не были уничтожены нужные документы.

Если в организации есть филиалы или представительства экспертиза ценности документов проводится центральной экспертной комиссии, назначаемой из сотрудников головного офиса организации.

Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

Такая работа проводится в организации на постоянной основе. Она заключается в рассмотрении документов для установления сроков их хранения. Грамотная экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов и в соответствии с нормативно-методическими требованиями:

Процесс составления номенклатуры дел и формирования дел

Этой теме посвящается целая статья в делопроизводстве. Правильная номенклатура дел должна быть в любой организации. При небольших размерах фирмы скапливается совсем небольшое количество документов. Это упрощает составление номенклатуры. В большом учреждении она особенно важна для рационализации работы

Читать еще:  В каких случаях запрещена публикация судебных актов

На эту тему есть отдельная статья

Подготовка дел к отправке на государственное хранение

Когда организация – это источник комплектования государственного или муниципального архива (т.е. документы этой организации будут переданы туда на постоянное хранение). Обычно работники архивных организаций сотрудничают с такими учреждениями. Если вам не доводилось слышать об источниках комплектования, то наверняка вы не имеете к ним никакого отношения.

Человеку, который несведущ в архивном деле, все вышеизложенное покажется довольно сложным заданием. На самом же деле с поставленной задачей не так сложно справиться, как кажется. Итак, обо всем по порядку.

Здесь вы сможете найти список нормативно-методических документов, по которым организовывается работа.

Экспертиза ценности документов может быть произведена в делопроизводстве самостоятельно или при участии специалистов, с которыми заключают соответствующий договор по оказанию услуг.

Экспертная комиссия организации

Независимо от варианта, который будет выбран для осуществления такой задачи как экспертиза ценности документов, в учреждении создается экспертная комиссия. Состав комиссии утверждают приказом директора. С примерами приказа о создании экспертной комиссии, приказа, который регламентирует изменение состава экспертной комиссии, можно более внимательно ознакомиться в специальном разделе «Образцы приказов» нашего сайта.

Также обязательно разрабатывают положение об экспертной комиссии учреждения. В основу может быть принят приведенный образец положения (файл doc).

В экспертную комиссию включается минимум 3 человека: ответственный за ведение архива – в обязательном порядке, а также для оптимальной работы – специалисты из разных направлений деятельности. В небольшой организации возможно ограничение до бухгалтера и секретаря. Обычно председателем экспертной комиссии назначают одного из заместителей руководителя.

В любой компании заседания экспертной комиссии проводят с обязательным составлением протоколов и так часто, как это необходимо. Здесь можно посмотреть на пример протокола заседания экспертной комиссии. В него входят все главные вопросы, которые встречаются в деятельности фирмы: о рассмотрении описей дел из архива, актов об уничтожении документов, инструкции по ведению дел и их номенклатуры.

Проведение экспертизы ценности документов

Ежегодно в структурных подразделениях проводят отбор документов, которые хранятся постоянно и временно (> 10 лет) для того, чтобы передать их в архив фирмы, решают вопрос о необходимости хранении дел, имеющих временные сроки (

Экспертиза ценности документов в организации

В процессе проведения ревизии и упорядочения документов наиболее сложной задачей является эффективная и грамотная классификация документов по категориям – экспертиза ценности документов.

Компания «Архив-Профи» предлагает весь комплекс услуг по экспертизе ценности документов. Определение категории документов, которые подлежат сдаче в архив, проводятся специалистами компании грамотно и быстро.

Экспертиза ценности документов: особенности процедуры

Экспертиза ценности документов – это комплекс мероприятий, направленных на изучение состава, содержания и актуальности документооборота предприятия. Процедура осуществляется с учетом индивидуальных параметров организации:

  1. Рекомендуемый период хранения документов.
  2. Актуальность содержимой информации.
  3. Индивидуальные параметры организации.

На основании экспертизы ценности документов формируется архивный фонд любого предприятия.

Когда нужна экспертиза ценности документации

  1. При передаче дел на постоянное хранение из архива в хранилище проводится экспертиза ценности.
  2. При формировании номенклатуры документов и передачи их в архив.

Кто проводит экспертизу ценности документов

Экспертизу ценности может осуществлять как специализированная компания, так и специальная экспертная комиссия, сформированная на предприятии. Внутри компании ЭК назначается руководителем. В обязанности комиссии входит анализ документации, формирование дел для передачи в архив, а также контроль.

Для оптимизации процесса, рекомендуем воспользоваться услугами специализированной организации.

Экспертиза ценности от «Архив-Профи»

Организация «Архив-Профи» занимается архивацией, списанием и уничтожением документов для различных предприятий. Процедура работы осуществляется на основании внутреннего регламента предприятия, а также с учетом нормативно-правовых актов РФ.

В рамках услуги «экспертиза ценности» решается ряд вопросов:

  1. Выявление документов с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению.
  2. Определение содержания и состава документов, которые несут важную или ценную информацию.
  3. Распределение сроков хранения бумаг делопроизводства в архиве в рамках экспертизы ценностей документов.

Анализ дел производится согласно нормативам ЦЕПК РФ, а также внутренних рекомендаций предприятия.

Процедура классификации и экспертиза ценности дел – трудоемкий процесс, требующий больших временных затрат и кропотливой работы. Специалисты компании «Архив-Профи» уже долгое время работают в этом сегменте. Обширный практический опыт, глубокие знания законодательства, а также наработанный персональный алгоритм определения категорий, позволяют предлагать максимально выгодные условия – доступную цену, быстрый процесс, качественный результат.

Если вы хотите получить качественную экспертизу ценности документов, то оформляйте заявку в форме обратной связи или закажите обратный звонок на сайте не откладывая. Профессиональная помощь компетентных партнеров – залог порядка в документации вашей организации.

Экспертиза научной и практической ценности с полистным просмотром и отбором документов из дел

Экспертиза ценности документов: отбор документов на государственное хранение

Экспертиза ценности документов. В каждой организации ежедневно принимается большое количество документов.

Каждый созданный документ, действует в организации определенное время, в соответствии со сроком хранения. определенным номенклатурой дел организации, затем передается на архивное хранение. Прежде. чем передать документ на архивное хранение определяется его ценность для организации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

После оценки ценности документа для организации, необходимо провести ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и их использованию.

В состав этих работ входят:

  • экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;
  • оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению;
  • составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
  • передача дел в архив организации;
  • уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Ценность конкретного документа для конкретной организации неравнозначна и зависит от нескольких факторов.

Часть документов организации содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Например письма партнеров организации по проведению конкретных мероприятий.

Другие документы организации могут содержать информацию, которая сохраняет свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки.

Но некоторые например письма сохраняют свое значение на постоянный (длительный) срок, так как в них содержится информация, которая может быть использована в дальнейшем не только для практических , но и для научных целей.

Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности организации и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни

Например: в нашем архиве КГПУ им. В.П. Астафьева хранятся письма наших студентов и преподавателей, участников Великой отечественной войны. По этим письмам можно студентам рассказывать о событиях. эпизодах войны. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях организации, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов:

  • в делопроизводстве организаций и предприятий,
  • в архивах организаций ,
  • в государственных архивах.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
  • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
  • номенклатуры дел организации.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Читать еще:  Пофамильный список депутатов государственной думы 7 созыва

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документа – это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.

Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел и нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов РФ.

Ценность документов определяется в делопроизводстве и архиве. В первом случае это производится при составлении номенклатур дел и в ходе подготовки бумаг в архив, а во втором – на этапе, предшествующем передаче дел на постоянное хранение.

Основные этапы сложной операции экспертизы ценности

  • Составление номенклатуры дел. Этот этап является частью текущего делопроизводства. В ходе его осуществления определяются предварительные сроки хранения документов в архиве в соответствии с их ценностью.
  • Непосредственно экспертиза ценности документов. Проводится тогда, когда дела вышли из оперативного употребления и готовятся к сдаче в архив. Обычно данный этап осуществляется в конце календарного года, но не позднее, чем через 3 года после выхода официальных бумаг из делопроизводства.
  • Уточнение ценности дел. Этот этап экспертизы проводится непосредственно в момент передачи документов в архив организации. Цель данной операции – удостовериться в том, что на предыдущих этапах не было допущено ошибок при определении важности того или иного дела.

Определение ценности документов перед сдачей бумаг в архив должно осуществляться квалифицированными специалистами по следующим критериям: происхождение, содержание и внешние особенности материала. Помимо этого, существуют общие принципы оценки. К ним относятся значимость файла, время и место создания организации, к которой он принадлежит. Все принципы и критерии играют решающую роль при проведении экспертизы ценности документов любого характера.

Сортировка документов в результате экспертизы

Пока не проведена проверка, уничтожение документов учреждения запрещается. Результатом станет сортировка: часть из бумаг будет уничтожена за ненадобностью, другая часть, необходимая для работы, останется в офисе, а третья будет передана на внеофисное хранение.

При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнем, в котором указаны принятые на территории РФ сроки хранения тех или иных бумаг. Кроме того, в качестве руководства к действиям должны служить федеральные законы и другие нормативно-правовые акты, среди которых важное место занимают решения ЦЕПК Федерального архивного агентства.

Установленные упомянутыми документами сроки хранения являются обязательными для всех организаций и учреждений как государственных, так и негосударственных, независимо от их формы собственности.

Состав экспертной комиссии

В состав экспертной комиссии должны включаться высококвалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения. Членами комиссии становятся опытные работники, знающие содержание и состав документов, а также значение и ценность той информации, которая в них содержится. В обязательном порядке в состав комиссии входит человек, ответственный за архив конкретной организации.

Председателем комиссии чаще всего назначается заместитель руководителя организации, который курирует вопросы архива и делопроизводства.

Результатом работы комиссии становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Деятельность комиссии – достаточно сложный и ответственный труд, часто проведение экспертизы ценности документов приводит руководителей в замешательство и вызывает затруднения. Однако в необходимости ее проведения не может быть сомнений: определив ценность документов, компания сможет избавиться от ненужных бумаг, упорядочить нужные и работать более продуктивно.

Что такое экспертиза ценности документов в делопроизводстве и как она проводится?

Любые документы хранятся «не просто так» – период создания, условия, секретность и прочие параметры определяются и учитываются заранее, чтобы не происходило утечки информации, потери конфиденциальности, а также не нарушались унифицированные правила документооборота.

Для определения срока хранения и многих других процессов проводится экспертиза ценности документов, все этапы которой строго регламентированы и должны осуществляться специальными лицами и/или организациями.

  1. Что такое экспертиза ценности документов и для чего она нужна
  2. Как проводится
  3. Выводы

Что такое экспертиза ценности документов и для чего она нужна

Ценность любого документа – интегральный показатель, включающий информационный потенциал, авторство, причины создания, место и время подписания, возможность ведения управляющей деятельности и многое другое.

Все документы должны сортироваться, оцениваться и направляться на хранение или уничтожение исходя из их ранее определенной ценности.

Функции экспертизы ценности таковы:

  • отфильтровать такие данные, сохранность которых должна непрерывно обеспечиваться;
  • определять, какие документы необходимо сохранять, а какие разрешено уничтожить;
  • определить изменение временных границ сохранности текстовых данных;
  • условий хранения (необходимости ставить гриф секретности и прочее).

На сроки хранения оказывает прямое влияние практическая применимость сведений, имеющихся в документации. Именно этот показатель определяет срок хранения.

Так, по срокам документы бывают:

  • краткосрочного хранения (менее 10 лет);
  • долгосрочного (более 10 лет);
  • постоянного (бессрочно).

Оценка ценности должна проводиться несколько раз: как минимум при проектировании «чернового варианта» документа и после его использования, когда решается вопрос с отправкой экземпляра на хранение в архив.

Всего выделяют 4 категории документации, которые нужно выделить при проведении экспертизы ценности:

  • первая категория – документы, не завершенные делопроизводством;
  • вторая – завершенные делопроизводством в текущем году;
  • третья – завершенные делопроизводством в прошлом году и ранее, сроки хранения которых не истекли;
  • четвертая – аналогичны предыдущей категории, но сроки хранения уже истекли.

Перечень разрешено нарушать в том случае, если организация решит, что объект обязателен для хранения – тогда этот документ можно отправлять в архив, даже если в списке его нет.

Как проводится

Для проведения экспертизы можно либо приглашать специалистов со стороны, либо собирать комиссию из работников самого предприятия. Второй вариант более распространен на практике, так как только сама организация знает все нюансы области и процессов работы.

Экспертная комиссия собирается из таких членов:

  • представитель дирекции (заместитель руководителя или даже сам руководитель);
  • начальник отдела кадров или делопроизводства;
  • сотрудник архива;
  • отраслевые специалисты (не менее 3);
  • главный бухгалтер;
  • юридический консультант.

Обязательный пункт – нечетное количество человек в комиссии, чтобы при решении любого вопроса последний голос оказывался решающим.

Комиссия, помимо прочего, решает вопросы правильности всего документооборота, согласовывает проекты номенклатуры досье и оказывает всему коллективу делопроизводителей посильную помощь в методической работе по формированию номенклатур досье.

Комиссия собирается как результат приказа, изданного руководителем предприятия. Приказ о проведении экспертизы ценности документов составляется в свободной форме или регламентируется локальными актами организации.

Этапы проведения экспертизы:

  1. Перебрать все документы, которые следует отправить на утилизацию.
  2. Особые документы (содержащие коммерческую и государственную тайну) направить в специализированный архив.
  3. Отобрать бумаги, хранящиеся на временной основе, которые не имеют ни исторической, ни политической, ни хозяйственной ценности.
  4. Отобрать экземпляры, которые подлежать утилизации как вторсырье.
  5. Оценить оставшиеся документы, при необходимости скорректировав сроки их хранения.

Экспертиза проводится по критериям, перечисленным в Перечне из приказа Росархива №236.

Из документов, которые должны храниться постоянно, при проведении экспертизы извлекают дубликаты, копии, черновики и иные маловажные элементы.

Результатом проведения экспертизы является подготовка описи каждого сформированного дела и акты о выделении дел, направляемых на утилизацию.

Выводы

Экспертиза ценности документов проводится по различным причинам.

В первую очередь, для определения сроков хранения и выделения маловажных объектов, которые можно отправить на утилизацию.

Для проведения экспертизы собирается специальная комиссия, результатом работы которой являются утвержденные списки документов, направляемых на утилизацию или в архив.

Сроки хранения определяются по правилам Перечня из Приказа Федерального архивного агентства №236 от 20.12.19.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector